常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品並把它與非必需的物品分開 ; 將 必需品的數量降低到最低程度並把它放在一個方便的地方。

　　在以往的年代，土地貧脊，貨物的供應自然不夠充分。即使是最小的物品，人們也 會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應充足、服務及信息 多采多姿。把這些物品進行挑揀分類幾乎變成了一種藝術。單以信息來說，現在已有一 種叫做信息管理的全新職業。該種職業的工作範圍衹負責把信息進行挑揀和分類，然後 再進行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉，哪些 物品應該保存，以及怎樣恰當地保存以便將來很容易就能找到。

分層管理

　　常組織的藝術就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積 壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short and Simple) 。同時，分層管理還可 確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以，良好分層管理的關鍵就是 有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當的地方。決定哪些物品你確 實不需要而將之放在遠處與決定哪些物品你確實需要它們放在身邊同等重要。對常組 織活動的總結見圖1。

利用程度	必需的程度(使用頻率)	保存方法(分層管理)
低	1. 過去一年都沒有使用的物品	拋掉或回倉
	2. 在過去的七至十二個月中，使用過的物品	把它保存在比較遠的地方
中	3. 在過去一至六個月中，使用過的物品	把它保存在工作區域的中間部份
高	4. 每天至每月都要使用過的物品	把它保存在工作現場附近
	5. 每小時都要使用的物品	隨身攜帶

照片1: 常組織的好例子 － 文件與零件的保存 (1.10)

照片2: 常組織的反面例子 － 拋掉垃圾 (1.1)